В ситуации постоянной неопределенности круг рабочих задач, как правило, растет, часто сотрудникам приходится работать допоздна, выполнять обязанности, которые не прописаны в их контрактах. Одновременно все более популярной становится концепция quiet quitting («тихое увольнение»), которая предполагает, что сотрудник делает только то, что обязан делать, и только в рабочее время, не взваливая на себя дополнительные обязанности. «Большой Город» узнал у экспертов, когда стоит соглашаться на переработки, а когда отказываться, как это корректно сделать и как наладить процесс, чтобы минимизировать внеурочную работу.

Насколько это распространенная проблема

Ольга Орел

директор по персоналу AB InBev Efes

— Переработки — одна из актуальных проблем российского бизнеса. Согласно опросам, так или иначе перерабатывают до 73 % сотрудников. По статистике, чаще всего работают сверхурочно топ-менеджеры, строители, логисты, административные работники, маркетологи и пиарщики, а еще студенты, стажеры и молодые специалисты, которые считают, что это поможет им построить карьеру.

На самом деле переработки в большинстве случаев не приводят к повышению производительности и эффективности — процент ошибок к концу восьмичасового рабочего дня достигает 10 %, а к десятому часу работы увеличивается уже до 28 %. Растут и негативные последствия для здоровья: регулярные переработки приводят к сердечно-сосудистым заболеваниям, психическим расстройствам, повышенной раздражительности и агрессии. Таким образом, физическое и ментальное истощение будет также негативно влиять на продуктивность работы сотрудника в целом.

При этом зачастую руководители не требуют от сотрудников перерабатывать — в большинстве случаев они остаются сверхурочно по собственной инициативе. К тому же есть точка зрения, что, если сотрудник регулярно задерживается после работы, это означает, что он работает неэффективно в течение дня, не умеет приоритизировать и распределять время на выполнение задач. Для многих руководителей это служит сигналом и поводом присмотреться, насколько четко такой сотрудник умеет выстраивать процессы внутреннего тайм-менеджмента, и оказать необходимую поддержку.

Если работодатель принуждает сотрудника к переработкам на регулярной основе, это следует воспринимать как тревожный сигнал о его потенциальной недобросовестности. В таком случае четкая коммуникация и обозначение личных границ на ранних этапах сотрудничества позволяет решить вопрос переработок без риска ухудшения отношений в коллективе. При отказе важно не переходить на личности, быть вежливым, мотивировать свой отказ и предложить альтернативу — например, составить такой график выполнения задачи, который не нанесет ущерба личному времени и поможет эффективнее справиться с работой.

Развитие навыков тайм-менеджмента является одним из популярных запросов в отдел обучения и развития AB InBev Efes. Мы регулярно проводим тренинги и воркшопы на эту тему, учим коллег правильно планировать и приоритизировать задачи и максимально эффективно использовать рабочее время. Мы являемся адептами культуры work-life balance: руководители четко обозначают важность соблюдения баланса между рабочим и личным временем и не поощряют переработки. Безусловно, бывают исключительные ситуации, когда требуется сверхурочная занятость, но такие ситуации в нашей компании предварительно обсуждаются с каждым сотрудником. Например, если сотрудник выходит работать в выходной день, это дополнительно оплачивается или компенсируется днем отдыха.

Когда стоит соглашаться на переработки, а когда — нет

Екатерина Лай

менеджер по заботе о сотрудниках в IT-компании Outlines Tech

Соглашаться на дополнительные задачи и переработку стоит в трех случаях:

— если вы накосячили и подвели коллег;

— из-за вашего отказа пострадает вся команда;

— новые обязанности помогают вырасти как специалист.

— Первые два пункта относятся к коллективной ответственности, когда проект горит, а сроки сдачи поджимают. Третий связан с прокачкой hard skills. Брать на себя новые задачи — это нормально, если они помогают вырасти в профессии и не вредят здоровью. Разработчики, например, постоянно учатся, проходят курсы и осваивают новые языки программирования.

Отказаться от дополнительных дел стоит, когда:

— задачи мешают выполнению плана работы и достижению цели;

— вы чувствуете, что на вас регулярно перекладывают дела, а пересмотра зарплаты не предвидится;

— задачи не позволяют прокачать нужные навыки;

— вы вымотаны.

В противном случае это приведет к тому, что ваши собственные задачи будут проседать.

Екатерина Котова

управляющий консультант рекрутинговой компании Get Experts

— Если руководитель предлагает поработать дополнительно, важно заметить, происходит ли это регулярно или такая просьба скорее исключение? Только вы получаете дополнительные задачи или сейчас так происходит у всей команды? Если кто-то заболел, ушел в отпуск или появился критически важный срочный проект, нет ничего плохого в том, чтобы поддержать компанию. Это возможность получить новый опыт и проявить себя. Кроме того, если однажды и вы захотите отдохнуть, то коллеги охотнее подхватят ваши задачи в период отпуска. Приятным бонусом станет то, что руководитель увидит в вас надежного сотрудника, на которого можно положиться в критической ситуации.

Если же дополнительные задачи приходят, потому что вы единственный, кто не откажет, вы всегда сидите допоздна, когда остальные коллеги давно закрыли ноутбуки — тогда, возможно, есть проблема. Она может быть в самом неожиданном месте: если вы никогда не говорили руководителю, что перегружены, он может этого просто не узнать. Кроме того, возможно, изначальная оценка собственного ресурса была проведена неправильно и вы вписались в то, что требует в разы больше ресурса. А может быть, вам просто сложно сказать «нет».

Как корректно отказать

Екатерина Лай

— Если вы решили сказать «нет», аргументируйте отказ и предложите варианты решения задачи. Например, объясните, в чем ваша экспертиза и почему запрос не по адресу. Если совсем нет времени на помощь, так и скажите. Обозначьте, что бизнес потеряет от того, что вы переключитесь на новую задачу. Например, если возьмете в работу презентацию коллеги, то не успеете сдать проект или не достигнете KPI. Дальше предложите маленькую помощь, которая не займет больше пяти минут. Например, поделитесь контактами того, кто сможет решить проблему, или подскажите, где коллега найдет нужную информацию. Так вы экологично откажете и не испортите отношения с коллективом.

Екатерина Котова

— Стоит обсудить с руководителем ваш текущий объем задач, подумать вместе над приоритетами и над тем, действительно ли будет правильным решением передать задачу именно вам. Можно открыто и тактично обозначить вашу текущую зону ответственности и спросить мнение руководителя на тему того, что из текущих задач можно отложить в пользу новых. Хорошо работает принцип «критикуя — предлагай»: если вы понимаете, что объем высокий, предложите другие сроки на выполнение, возьмите часть задачи, а не всю. Чего не стоит делать: эмоционально высказывать недовольство, требовать объяснений, почему задача отправляется вам, а не вашему коллеге, сетовать на тяготы рабочей жизни, не предлагая решений.

Если переговоры не удаются, можно, сохраняя бизнес-этику, обратиться к формальной стороне вопроса. Разложить, что представляет собой ваш функционал, какие договоренности были в момент, когда вы вступили в должность и какие были условия, в том числе финансовые. Далее можно уточнить при изменении задач, как, по мнению руководителя, могут измениться условия, на которых вы договорились сотрудничать. Если предложение не устраивает, можно также деликатно пояснить, что вы хотели бы остаться в рамках своего функционала, дополнительную работу, к сожалению, взять не сможете.

Право принимать или не принимать на себя дополнительные задачи всегда за вами. Самое главное — не бояться отстаивать свои границы и делать это максимально дипломатично, без негатива, аргументировать свою позицию и предлагать варианты. Это выгодно всем сторонам: вы не чувствуете демотивации и успеваете не только работать; компания получает не выгоревшего сотрудника, который всегда работает эффективнее выгоревшего, а дополнительная работа приобретает реалистичную оценку.

Как наладить рабочий процесс

Анна Богуш

HR-директор Aero eCommerce Agency

— Сначала нужно прояснить, что входит или не входит в ваши задачи (профессиональные границы). В большинстве компаний границы ролей или должностей очень размыты, даже когда есть должностные инструкции (их редко читают). Понять это можно на уровне переговоров и опытным путем. По моему опыту регулярные переработки и сверхурочная работа оказываются частью корпоративной культуры. Уходить с работы вовремя бывает просто зазорно. И сами работодатели об этом открыто говорят на входе и даже пишут в вакансии. Это своего рода фильтр по культурному коду.

Я убеждена, что переработки — сигнал о проблемах в бизнесе: слабо выстроенных бизнес-процессах всей компании или локального отдела, слабый тайм-менеджмент конкретного сотрудника. Бывает, что дело в нехватке кадров, низкой автоматизации процессов. В таких случаях важно проводить аудит и пересматривать бизнес-процессы.

У меня был кейс, когда гендиректор собирался уволить администратора офиса, потому что ему казалось, что она не загружена. Я за пару месяцев до этого внедрила Trello, поэтому просто открыла канбан и показала ее задачи. Вопрос тут же отпал. Еще спустя пару месяцев я сходила в отпуск, и, когда вернулась на работу, директор сказал спасибо, что тогда не дала уволить сотрудницу: она оказалась отличным вторым пилотом.

Такая же ситуация часто приводит к выгоранию самих сотрудников. «Я целый день на встречах, созвонах, задачах, даже обедать не успеваю, а видимого результата нет». Но если посмотреть в свой календарь, на движение задач в трекере, все вопросы проясняются. Возможно, стоит оптимизировать свою рабочую рутину, чтобы не совершать кучу бесполезных действий.

Ольга Николаенко

директор по персоналу «Юнилевер Русь»

— Проблема переработок есть во многих организациях. К сожалению, сотруднику бывает тяжело самому выстраивать свои границы, потому что все зависит от того, какая корпоративная культура в компании и какая царит атмосфера в коллективе. Крайне важно, чтобы сотрудники умели выстраивать границы, и в этом им следует помогать, потому что только отдохнувший работник сможет принести большую пользу. В «Юнилевер» выстроена культура обратной связи, в том числе между линейным менеджером и сотрудником. Линейный менеджер обсуждает с сотрудником результаты работы, развитие, а также приоритеты и нагрузку. Мы учим линейных менеджеров быть инклюзивными, понимать, чем живут их сотрудники, и уважительно относиться к их потребностям и времени, проявлять гибкость.

Кроме того, в компании есть отдельное направление well-being («благополучие»). Участники этой инициативной группы разрабатывают и проводят отдельные обучающие сессии о том, как поддерживать work-life balance, как придерживаться принципов ненасильственного общения (по принципу Маршалла Розенберга), развивают академию линейных менеджеров (где как раз их обучают лидерским навыкам). А в команде lifelong learning (непрерывного обучения) сотрудникам предлагают различные форматы обучения тайм-менеджменту, работе с большими данными, расстановке приоритетов и подобному.

Чтобы создать комфортные условия для сотрудников, большинство компаний после пандемии перешли к гибридному формату работы, который предполагает как индивидуальную работу в удаленном формате, так и некоторое количество присутственных дней для личного общения, коллабораций, командного взаимодействия и отмечания значимых событий. В нашей компании перед введением гибридного формата был проведен внутренний опрос, который показал, что в силу увеличившегося темпа жизни ⅔ сотрудников предпочли именно такой режим работы, поскольку он позволяет сотрудникам эффективно выполнять как служебные, так и домашние, личные задачи. Поскольку в компании выстроена довольно открытая и комфортная среда для общения, где его не заставят приходить в офис (если он сам этого не хочет) и делать что-то после окончания рабочего дня дополнительно.

Елизавета Андрианова

коуч и специалист по HR «Психодемия»

— В последнее время внешняя среда бизнеса настолько агрессивна и изменчива, что компании вынуждены постоянно перестраивать свои бизнес-процессы, пересматривать стратегию и искать новые решения. Вместе с этим, конечно, у сотрудников могут меняться задачи и расти уровень общей загруженности. Как минимизировать переработки и научится адаптироваться к изменениям?

1. Первым делом стоит освоить и действительно внедрить в свою работу инструменты тайм-менеджмента и планирования.

2. Научитесь на берегу уточнять у руководителя или заказчика свои зоны ответственности, детали задачи и результаты, которые от вас ожидают, оговаривайте дедлайн.

3. Начните вести календарь, разделять большие цели на маленькие задачи — поможет структурировать работу и объективнее следить за прогрессом, своевременно исправляя ошибки. Распределяйте задачи по срочности и важности, для этого можно использовать матрицу Эйзенхауэра.

4. Научитесь говорить «нет» и ставить границы рабочего времени и личного.

5. Если вас не устраивает стиль руководства и коллеги, которые постоянно скидывают свои задачи, попробуйте перейти в другой отдел или вообще поменять работодателя.

6. Если вы руководитель, точно обозначайте KPI, ставьте цели по SMART, делегируйте работу и проводите с сотрудниками регулярные встречи со сверкой статуса по задачам.

7. Планируйте личные дела и закладывайте на них время в рабочем календаре — например, можно поставить повторяющееся напоминание на обед. В целом договоритесь с коллегами и руководителем о правилах work-life balance. Например, сотрудник может не отвечать на сообщения в нерабочее время, под конец рабочего дня не ставить задачи с дедлайном на этот день, оплачивать работу в выходные дни согласно трудовому законодательству.

Внимание к задачам, планирование времени, прямой диалог с руководителем и подчиненными поможет не только находить компромиссы, но и структурировать работу, что снизит риск переработок.

обложка: mnirat — stock.adobe.com